Orientador

Documentação

Convenção do Condomínio

A convenção é o principal documento do condomínio. A convenção deve ser registrada no cartório de registros de imóveis e conter as áreas e frações ideais de todas as unidades do condomínio, a forma de rateio das despesas do condomínio, além do disposto do parágrafo 3º do artigo 9º da Lei 4.591. Sem a convenção não se pode abrir conta bancária do condomínio nem registrar funcionários, pois ela é necessária para se conseguir o registro do condomínio junto à Secretaria da Fazenda para se obter o CNPJ ou junto ao INSS para obtenção do CEI.

Regulamento Interno

O regulamento interno tem como objetivo complementar a Convenção do Condomínio, com regras que visem disciplinar o funcionamento do prédio, seus moradores, funcionários e visitantes. O regimento interno deve ser aprovado em assembleia geral.

Livro de Ata

Todo condomínio deve ter um livro onde são anotadas as atas das assembleias gerais assim como um para assinatura dos que compareceram às assembleias

Documentos Contábeis

As pastas contendo os comprovantes de receita e despesas dever ser guardadas por, no mínimo, cinco anos. É de responsabilidade do síndico a guarda desses documentos e todos os condôminos têm direito de acesso a esses comprovantes.

Documentos Trabalhistas

Os documentos trabalhistas devem ser guardados por, no mínimo vinte anos. A guarda deles é responsabilidade do síndico e os mesmos devem estar organizados, para uma eventual fiscalização do Ministério do Trabalho e do INSS.

Apólice de Seguro

O condomínio tem que estar segurado contra incêndio ou qualquer sinistro que cause destruição total ou parcial da edificação, sendo o síndico o responsável pela contratação desse seguro. Deve ser observada a legislação municipal para certificar-se de que não existe a obrigatoriedade da contratação de outros tipos de seguro (em Belo Horizonte/MG, por exemplo, é obrigatório um seguro especial para passageiros de elevadores).

Contratos

O condomínio deve manter cópia dos contratos de todas as empresas que prestam serviços a ele, tais como manutenção de elevadores, de portaria eletrônica, administradora, conservadora, etc.

Empregados do Condomínio

Contratação Direta de Funcionários

A contratação direta de funcionários pelo condomínio se caracteriza quando o empregador é o próprio condomínio. É a forma de contratação mais econômica e será segura se as normas trabalhistas forem seguidas corretamente. É aconselhável, nesse caso, a contratação de uma empresa especializada ou de um contador para a execução das rotinas trabalhistas, salvo quando o síndico ou outro condômino conheça e esteja atualizado com a legislação trabalhista.

Contratação de Funcionários Tercerizados

A terceirização dos funcionários ocorre quando o condomínio contrata uma empresa de conservação, que fornece seus empregados para trabalhar no condomínio. Alguns cuidados devem ser tomados, pois esse tipo de contratação não exime o condomínio de problemas trabalhistas – o contratante é co-responsável e solidário com a empresa contratada e caso a empresa contratada deixe de cumprir alguma de suas obrigações trabalhistas, o contratante (no caso o condomínio) poderá ser penalizado e obrigado a pagar o que, muitas vezes já foi pago à empresa contratada.

Assembléias Gerais

Ordinária e Extraordinária

Assembleia ordinárias são aquelas previstas na convenção do condomínio, com periodicidade definida e são destinadas a prestação de contas, eleição de síndico e conselheiros. A lei 4.591 determina que as contas sejam discutidas anualmente e a eleição do síndico, subsíndico e conselheiros se faça no máximo a cada dois anos, podendo haver reeleição.

Assembleia extraordinárias podem ocorrer em qualquer época, sempre que houver necessidade de alguma decisão ser tomada com a anuência dos condôminos.

Edital de Convocação

As assembleias gerais são convocadas pelo síndico, ou por condôminos que representem o mínimo de ¼ das frações do condomínio, ou como determinar a convenção. A convocação deverá ser feita por meio de edital, na forma e prazo que for definido pela convenção do condomínio e deverá conter:

Se a convenção não estipular o prazo entre a convocação e a data da assembléia, aconselhamos o mínimo de sete dias. Todos os condôminos têm que ser convocados, sob pena de risco de anulação da assembléia.

O edital poderá, no mesmo documento, definir o horário de uma segunda convocação, caso não haja no primeiro horário o número de presenças exigido na convenção do condomínio.

A assembléia poderá ser realizada na segunda convocação com qualquer número de presenças, salvo nos casos previstos pela convenção, em que são exigidos quorum especial.

Todos os assuntos deverão estar explícitos na pauta do edital de convocação. Pauta contendo “Outros assuntos” ou “assuntos gerais” não poderá decidir assuntos que dependam de votação, podendo apenas serem discutidos.

Quem Participa

Participam das assembleias os proprietários, inquilinos e os representantes que portarem procurações, observando o seguinte:

• O inquilino pode votar nos assuntos da assembléia, salvo nos que envolvam gastos que são de responsabilidade do proprietário.
• Se o inquilino portar procuração autorizando-o a votar nos assuntos que dizem respeito ao proprietário, poderá faze-lo
• Os inadimplentes perderão o direito de votar, caso a convenção do condomínio assim determine. Se a pessoa representar mais de uma unidade, apenas os votos relativos às unidades inadimplentes não serão considerados.

Como Conduzir

Primeiramente os presentes deverão definir um presidente para conduzir a assembléia. O presidente escolhido deverá nomear um secretário, para redigir a ata. Caberá ao presidente a responsabilidade pelo desenvolvimento da assembléia, direcionando os assuntos segundo a pauta da convocação e conduzindo as votações.

Os participantes deverão, no início da sessão, assinar o livro ou lista de presenças. Caberá nessa hora, ao presidente, recolher as procurações.

Ao final da assembléia, o presidente deverá encerrar a sessão e o secretário lavrar a ata.

Ata da assembléia

A ata deve conter todos os assuntos discutidos e as decisões que foram tomadas. Deve ser clara, sem exageros e sem omissão de assuntos tratados. Não precisa conter os comentários ocorridos, exceto os que forem solicitados que constem.

Se a convenção do condomínio não exigir, as atas das assembléia não precisam ser registradas em cartório. Mas, quando for necessário atualizar dados junto aos Bancos e órgãos públicos, os mesmos exigem que a ata em questão esteja registrada.

A ata deve ser assinada pelo secretário e pelo presidente da assembléia.

O síndico deverá comunicar aos condôminos o que tiver sido deliberado, nos oito dias subseqüente à assembléia.